€2,- onbelaste thuiswerkvergoeding per werkdag
Om beter aan te sluiten op het “nieuwe normaal” is in het Belastingplan 2022 voor werkgevers de mogelijkheid opgenomen om medewerkers een onbelaste thuiswerkvergoeding van €2,- per dag uit te keren. Met deze vergoeding wordt ingespeeld op de verwachting dat werknemers gemiddeld twee dagen per week thuis blijven werken in 2022. Extra kosten voor thuiswerkend personeel - zoals hogere energiekosten en het gebruik van koffie en thee – worden met de vergoeding tegemoetgekomen. De nieuwe thuiswerkvergoeding maakt net als de onbelaste reiskostenvergoeding als gerichte vrijstelling deel uit van de werkkostenregeling.
Effect op onbelaste reiskostenvergoeding
Voor elke werkdag waar de thuiswerkvergoeding wordt toegepast, mag er niet ook nog een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer worden betaald. Ook als er op een dag deels thuis wordt gewerkt en deels op kantoor, mag er voor die dag maar één van de twee vergoedingen worden toegepast. Het is werkgevers wel toegestaan om op basis van een vooraf gemaakte inschatting de beide vergoedingen naar rato toe te passen met gebruik van de 214-dagenregeling.
Werkt een werknemer gemiddeld bijvoorbeeld 2 dagen per week thuis en 3 dagen per week op kantoor, dan kan de thuiswerkvergoeding voor 2/5e deel worden toegepast en de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer voor 3/5e deel. Enkel wanneer een werknemer structureel afwijkt van deze schatting, zal er een wijziging in de verhouding moeten worden doorgevoerd.
214-dagenregeling en aanpassing 128-dagenregeling per januari 2022
De 214-dagenregeling bestaat op dit moment al en is er voor bedoeld om een werknemer een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer te kunnen geven, zonder dat er een registratie van het aantal reisdagen of kilometers hoeft plaats te vinden.
Bij het bepalen van de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer wordt uitgegaan van 214 reisdagen per kalenderjaar op fulltime basis. Hierin is al rekening gehouden met een gemiddelde aan vakantie, ziekte, zorgverlof etc.
Voorwaarde voor het toepassen van de 214-dagenregeling was dat de werknemer op tenminste 128 dagen per kalenderjaar daadwerkelijk heen en weer gereisd heeft. Deze 128-dagenregeling maakte het mogelijk voor werkgevers om werknemers die bijvoorbeeld 3 dagen per week werkten een reiskostenvergoeding te geven voor 214 reisdagen per jaar. Vanaf januari 2022 is dit niet langer mogelijk. Zowel de 214-dagenregeling als de 128-dagenregeling dienen naar rato te worden berekend en toegepast.
214-dagenregeling naar rato bij toepassing van de thuiswerkvergoeding
Gaat een werkgever per 1 januari 2022 gebruik maken van een vaste thuiswerkvergoeding van € 2,- dan moet de 214-dagenregeling voor zowel de thuiswerkvergoeding als de reiskostenvergoeding naar rato worden toegepast.
Werkt een werknemer gemiddeld bijvoorbeeld 1 dag per week thuis en 4 dagen per week op kantoor, dan kan de thuiswerkvergoeding voor 1/5e deel worden toegepast en de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer voor 4/5e deel. Enkel wanneer een werknemer structureel afwijkt van deze schatting, zal er een wijziging in de verhouding moeten worden doorgevoerd.
Rekenvoorbeelden thuiswerkvergoeding in de praktijk
Hieronder is aan de hand van een drietal voorbeelden uitgewerkt wat de gevolgen van de nieuwe regelgeving per januari 2022 zijn.
Voorbeeld 1: Jan werkt gemiddeld 3 dagen op kantoor en 2 dagen thuis
Met een enkele reisafstand van 20km ontvangt Jan in 2021 een reiskostenvergoeding van €135,53 per maand (20km x 2 (retour) x €0,19 x 214 dagen : 12 maanden). Hij krijgt deze vergoeding op basis van vijf werkdagen. Dit is toegestaan, omdat Jan op kalenderjaarbasis het minimum van 128 reisdagen haalt.
Wat verandert er in 2022?
- De reiskostenvergoeding wordt naar rato uitgekeerd en daarnaast wordt een thuiswerkvergoeding naar rato uitgekeerd. De nieuwe reiskostenvergoeding wordt €81,32 (€ 135,53 / 5 x 3) en de thuiswerkvergoeding wordt €14,27 (2/5 thuiswerkdagen x 214 dagen x €2,- : 12 maanden). De totale vergoeding komt dan op €95,59 per maand.
- Voorwaarde is dat de medewerker ten minste 3/5 x 128 = 76,8 reisdagen en 2/5 x 128 = 51,2 thuiswerkdagen per jaar heeft om voor elke vergoeding in aanmerking te komen.
Voorbeeld 2: Piet werkt meestal 5 dagen op kantoor en af en toe een dag thuis
Met een enkele reisafstand van 3km ontvangt Piet in 2021 een reiskostenvergoeding van €20,33 per maand (3km x 2 (retour) x €0,19 x 214 dagen : 12 maanden). Hij krijgt deze vergoeding op basis van vijf werkdagen. Dit is toegestaan, omdat Piet op kalenderjaarbasis het minimum van 128 reisdagen haalt.
Wat verandert er in 2022?
- Aangezien Piet in 2022 nog steeds 5 dagen op kantoor werkt mag hij de reiskostenvergoeding van €20,33 per maand blijven ontvangen. Voorwaarde is wel dat hij op jaarbasis minimaal 128 reisdagen maakt.
- Wanneer het incidenteel thuiswerken voor Piet structureel wordt is de werkgever verplicht een aanpassing te maken in de reiskostenvergoeding. Er kan dan voor de thuiswerkdag(en) een thuiswerkvergoeding worden toegepast.
Voorbeeld 3: Anne werkt 2 vaste dagen op kantoor en 2 vaste dagen thuis
Met een enkele reisafstand van 12km ontvangt Anne in 2021 een reiskostenvergoeding van €32,53. Ze ontvangt deze vergoeding naar rato op basis van 2 dagen per week. Een reiskostenvergoeding op basis van alle vier de werkdagen is namelijk niet mogelijk, omdat ze dan niet aan de 128-dagen-regeling voldoet (2/5 x 214 = 86 werkelijke reisdagen tegenover 4/5 x 128 = 102 reisdagen minimaal).
Wat verandert er in 2022?
- De reiskostenvergoeding wordt nog steeds naar rato uitgekeerd en daarnaast wordt een thuiswerkvergoeding naar rato uitgekeerd. De reiskostenvergoeding blijft €32,53, want die was al naar rato berekent op 2 dagen. De thuiswerkvergoeding wordt €14,27 per maand (2/5 thuiswerkdagen X 214 dagen X €2,-: 12 maanden). De totale vergoeding komt dan op €46,80 per maand.
- Voorwaarde is dat de medewerker ten minste 2/5 x 128 = 51,2 reisdagen en 2/5 x 128 = 51,2 thuiswerkdagen per jaar heeft om voor elke vergoeding in aanmerking te komen.
Conclusie
- De nieuwe thuiswerkvergoeding biedt werkgevers de mogelijkheid met een onbelaste vergoeding werknemers tegemoet te komen voor de kosten van thuiswerken.
- De vergoeding bedraagt €2,- per dag en mag als vaste vergoeding betaald worden onder toepassing van de 214-dagenregeling.
- Het betalen van deze vergoeding is niet verplicht.
- Bij een samenloop van de thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding moeten beide naar rato worden toegepast. Er mag op elke werkdag maar één van de twee vergoedingen betaald worden.
Wilt u weten of het voor u interessant kan zijn om een thuiswerkvergoeding toe te kennen? Of wilt u weten wat de gevolgen zijn voor uw medewerkers,? Neem dan gerust
contact met ons op!
